Делопроизводство и документооборот. Опции

[zapretnyii_plod]

На форум на Рынок добавлена система документооборота, которая называется - делопроизводство и документооборот. Она призвана автоматизировать процедуру составления договоров. С сегодняшнего дня новые договора заносить только в эту систему. Те договора, которые у вас в книгах, нужно внести до 31 декабря 2011 года в систему, действующие - внести обязательно, остальные - по желанию. Отныне внесение договоров представляет собой следующую процедуру.
1. Вы заходите в делопроизводство и документооборот и создаёт договор. Перед этим вы указываете акцептанта (вторую сторону в договоре, офертант в данное случае - это вы), нотариуса и тип договора. Всего на данный момент 6 типов: универсальный договор, договор купли-продажи, договор возмездного оказания услуг, договор банковского вклада, кредитный договор и догвоор страхования. Далее нажимаете кнопку 'Создать договор', после чего вам представляется текст договора. Вы заполняете поля. Обязательно только заполнение срока действия договора (обычно это пункт 7.5. Договора). После чего нажимаете кнопку 'Редактировать документ' и документ сохраняется в базе и получает состояние 'Новый'. Вы видите его в списке договоров. Рядом с ним появляются пять опции: 'Просмотреть документ', 'Редактировать документ', 'Отправить оферту акцептанту', 'Изменить стороны в документе' и 'Удалить документ'. Я думаю, тут очевидно, что первая опция нужна для просмотра договора, вторая - для редактирования, а вот третья - когда вы убедились, что текст договора составлен правильно и вы готовы послать его акцептанту, вы может послать его акцептанту. Четвёртая опция позволяет вам сменить офертанта или нотариуса, а пятая - удалить документ. Когда вы выбрали опцию 'Отправить оферту акцептанту', вы можете отправить уведомление личной почтой акцептанту. Для этого надо поставить галочку напротив 'Уведомить акцептанта по личной почте об изменении документа' и ввести текст уведомления, который ему придёт на почту. После этого надо нажать кнопку 'Отправить оферту акцептанту' и данный договор станет доступен акцептанту и получен состояние 'В рассмотрении'.
2.Акцептант может договор отредактировать, посмотреть и акцептовать, выбрав тот или иной пункт в опциях в списке договора. Если договор редактируется, всегда он получает статус 'Новый' и доступен только офертанту. В этом случае всё начинается по новой. Нужно офертанту будет переслать оферту акцептанту, чтобы он мог увидеть его и акцептовать. Если акцепант согласен, он выбирает опцию 'Акцептовать документ', далее опять же может уведомить офертанта и нотариуса по почте о данном действии. Документ получает состояние 'Акцептован' и становистя доступен нотариусу.
3.Нотариус проверяет его и либо возвращает на доработку (опция 'Редактировать документ') или утвердить (опция 'Утвердить документ'). В этом состоянии только нотариус может редактировать документы. Если нотариус утвердил документ, документ вступает в силу и получает состояние 'Вступил в силу'. С этого момента больше никто документ редактировать не может, и на офертанта и акцептанта распостраняются все положения документа. Документ виден всем участникам, если вы выбрали в меню 'Действующий документы.' Там вы можете создать разные соглашения. Например, если вам всё-таки нужно изменить положения документа, то вам нужно создавать соглашение об изменении документа. Перед созданием соглашения вы указываете тип соглашения, нотариуса и договор, к которому вы создаёте соглашения. В соглашения вносите изменения. Если что-то есть, что не написано в тексте соглашения после пункта 1 есть поле для записи изменений. Срок действия соглашения, такой же, как и у договора. Ну а дальше сохраняете соглашение, направляете его акцептанту, тот акцептует, потом нотариус утверждает и только с этого момента договор начинает действовать с теми условиями, которые написаны в соглашении. При этом в конце договора при просмотре появляется запись о том, что данный редакция договора недействительна, соглашением в него внесены изменения и ссылку на просмотр действующей редакции договора, пройдя по которой вы увидите договор с теми условиями, которые действуют сейчас.
4. Договор прекращает силу в трёх случаях:
1) Наступил срок окончания действия договора и тогда договор автоматичеcки получает статус 'Завершён' и его можно будет посмотреть только в архиве. Если вам нужно продлить действие договора, то вы создаёте соглашение о продлении действия договора. Действия с этим соглашением аналогично действиям с соглашением по изменению договора. Когда соглашению об изменении договора вступает в силу, автоматически продляются не только договор, но и все согалшения, связанные с ним.
2) Акцептант выполнил все обязательства по договору и тогда он может перевести его в состоянии 'Исполнен' выбором опции 'Исполнить документ'. А офертант выполнив свои обязательства по договору может перевести его в состоянии 'Завершён' выбором опции 'Перенести документ в архив'. В этом случае, то же нужно будет проделать и с соглашениями, связанные с этими документами.
3) Можно заключить соглашение о расторжении договора. Действия по заключению соглашения о расторжении договора аналогичны действиям по заключению соглашения о продлении или изменении договора. Когда данное соглашение вступает в силу, договор и соглашения, связанные с ним, получают состояние 'Завершён' и доступны только в архиве.
Кроме этого, можно создать документ на основании. Это значит, что при создании документа поля будет автоматически заполнены данными из документа, который будет являться основанием.
В списке документов доступен фильтр. Т.е. вы можете выбрать все типы документов или определённый тип, все состояния документов или определённое, определённого офертанта, акцептанта или нотариуса, а также офильтровать документ за всё время или какой-то период по дате создания, дате последнего изменения, для действующих и архивных документов ещё по дате вступления в силу, а для архивных документов - ещё и по дате завершения действия документа.